ペーパーレス化をクラウドストレージで実現する方法：コスト削減から電帳法対応まで - HStorage

2024年1月の電子帳簿保存法改正で、電子的に受け取った請求書や領収書の紙印刷保存が原則廃止された。クラウドストレージを中心に、実際のオフィスでどう進めるかを解説する。

日本企業のペーパーレス化の現状

2025年の調査では、9割の企業が何らかの形でペーパーレス化に取り組んでいる。内訳は「ほとんどの業務で紙を使っていない」が37.7%、「一部の業務で紙を使っている」が37.2%だった。

ただし「取り組んでいる」と「完了した」は別の話だ。紙が完全になくなった企業は少数で、印刷量を減らした程度にとどまるケースが大半だ。請求書・領収書の受領側や契約書の原本管理では、紙運用が残っている企業が目立つ。

コスト削減の実態

印刷費の削減は、コスト削減効果の一部にすぎない。

従業員100人の企業で、1人あたり1日5枚の印刷を削減すると仮定した場合の試算がある。

印刷コスト（用紙代0.6〜0.7円/枚、印刷代3〜4円/枚）の削減に加えて、次の費用も下がる。

• キャビネットや書類棚の購入・維持費
• 書類を保管するためのオフィス面積に相当する賃料
• 郵送費・印紙税（電子契約への移行で不要になる）
• 書類の探索・ファイリングにかかる人件費

モノクロコピー消費量の試算では、従業員1人あたり年間78,000〜156,000円のコストがかかっている。30人規模の企業でも、年間240万〜470万円になる計算だ。

電子帳簿保存法への対応とクラウドストレージ

電子帳簿保存法が定める「電子取引データ保存」の3要件のうち、クラウドストレージで直接対応できるものがある。

電子取引データ保存の3要件

1. 改ざん防止措置 タイムスタンプを付与するか、訂正削除の記録が残るシステムを使うかのどちらかで対応する。クラウドストレージのバージョン履歴機能は、この「訂正削除の記録」に当たる。

2. 検索機能の確保 取引年月日、取引先名、金額の3項目での検索が求められる。ファイル名に日付・取引先・金額を含めるルールを作るか、クラウドストレージのメタデータ機能を活用する。

3. 可視性の確保 保存したデータをディスプレイや書面に整然と出力できる状態にしておく必要がある。一般的なクラウドストレージのファイルビューア機能で要件を満たす。

スキャン保存（スキャナ保存）の場合

紙で受け取った書類（郵便で届く請求書など）をスキャンして電子化する場合は、スキャン保存の要件を満たす必要がある。解像度200dpi以上、カラースキャン（白黒原稿は白黒可）が基本要件で、スキャン後にタイムスタンプを付与する。

クラウドストレージを文書管理の基盤にする理由

ペーパーレス化の基盤として中小企業がクラウドストレージを選ぶのは、運用コストの低さと必要十分な機能が両立しているからだ。

専用の文書管理システム（DMS）は月額費用が高く、中小企業が手を出しやすいものではない。クラウドストレージは月額500〜1,000円/人程度から使えて、フォルダ構造・アクセス権限・バージョン管理・共有リンクといった文書管理の基本機能をカバーしている。

クラウドストレージが持つ文書管理機能

文書種別ごとの運用設計

ペーパーレス化は「全部まとめてクラウドに入れる」では失敗する。文書の種類と法的要件に応じてフォルダ構造とルールを設計する必要がある。

請求書・領収書（電帳法対象）

フォルダ構造の例:

請求書/
  受領/
    2026年/
      01月/
        20260115_株式会社ABC_50000.pdf
      02月/
  発行/
    2026年/

ファイル名に取引年月日・取引先名・金額を含めることで、検索要件を満たす。電帳法の保存期間は法人税法上7年間のため、自動削除設定には注意が必要だ。

契約書・覚書

電子契約サービス（クラウドサイン、DocuSignなど）でやり取りした契約書はPDFで出力してクラウドストレージに保存する。フォルダは取引先別または契約種別別に分けると後から探しやすい。

契約書はバージョン管理が特に重要だ。クラウドストレージのバージョン履歴機能をオンにして、最終版と修正履歴を追跡できるようにしておく。

稟議書・申請書

社内ワークフローで承認が完了した稟議書は、承認日・申請者・件名を含むファイル名でクラウドストレージに保存する。タスク管理ツールやワークフローシステムと連携して自動でクラウドに保存される仕組みを作ると運用負荷が下がる。

図面・設計書・大容量ファイル

製造業や建設業では、CAD図面や設計書が大容量になりやすい。クラウドストレージに保存することで、現場の担当者がスマートフォンからも最新版を確認できる。バージョン管理と合わせて「最新版がどれか分からない」問題を解消できる。

ペーパーレス化の導入ステップ

ステップ1：現状把握（2週間）

まず月間の印刷枚数と文書の種類を把握する。コピー機の印刷カウンターで月間枚数を確認し、どの部門がどんな目的で印刷しているかを調べる。紙の保管場所（キャビネット、棚）の棚卸しも合わせて行う。

ステップ2：優先順位を決める

法的義務のある領域を最初に対応する。

1. 電子帳簿保存法対象の文書（請求書・領収書）
2. コスト削減効果が大きい文書（大量印刷している書類）
3. 業務効率化できる文書（社内申請書・議事録など）

ステップ3：パイロット運用（1〜2か月）

経理部門1部署から始める。クラウドストレージのフォルダ構造を設計し、ファイル命名ルールを決めて運用してみる。最初から全社に広げると現場が混乱する。

ステップ4：ルールを文書化する

パイロット運用で見えた課題を修正し、「ペーパーレス運用ガイドライン」として文書化する。どの書類をどのフォルダに保存するか、ファイル名の付け方、アクセス権限の設計を明確にする。

ステップ5：全社展開

部門ごとに展開し、各部門のリーダーが運用をサポートする体制を作る。最初の2〜3か月は「紙で受け取ったものはその日中にスキャン」などシンプルなルールから始め、徐々に運用を高度化していく。

よくある失敗パターン

フォルダ構造を作り込みすぎる：最初から複雑なフォルダ階層を設計すると、どこに保存すればいいか分からなくなる。大きなカテゴリから始めて、必要に応じて細分化する。

ファイル名のルールが浸透しない：担当者ごとにバラバラなファイル名をつけると検索ができなくなる。ファイル命名テンプレートをドキュメントに記載し、全員がコピーして使えるようにする。

アクセス権限を設定しない：全員が全ファイルを見られる状態は、情報漏洩リスクになる。部門別・役割別にアクセス権限を設定する。

紙の保管期限ルールを作らない：電子化後も念のため紙を捨てないでいると、倉庫が書類であふれる。電子化確認後に紙を破棄するタイミングと手順をルール化する。

HStorageでのペーパーレス対応

HStorageはクラウドストレージとして以下の機能を提供している。

• フォルダ管理とアクセス権限：部門別・プロジェクト別にフォルダを作成し、閲覧・編集・管理者の権限を細かく設定できる
• バージョン履歴：ファイルの変更履歴を記録し、過去のバージョンに戻せる（電帳法の改ざん防止要件への対応）
• 共有リンク：パスワード付き・ダウンロード制限付きのリンクで、外部取引先に安全にファイルを送付できる
• API連携：S3互換APIやWebDAVに対応しており、既存の業務システムや会計ソフトとの連携が可能
• SFTP対応：スキャナや既存のファイル転送フローとの連携に使える

文書の種類や量が増えてもストレージ容量を後から拡張できる点は、オンプレミスのファイルサーバーにはない強みだ。

HStorageの詳細は公式サイトで確認できる。